組織構造を定義する六つの要素（⑥公式化）

組織構造を定義する六つの要素の中の、公式化について考えてみたいと思います。

①職務の専門化
②部門化
③指揮命令系統
④管理の範囲
⑤集権化および分権化
⑥公式化

■公式化とは
「組織行動のマネジメント（スティーブン P.ロビンス著／高木晴夫訳）」において、公式化とは、業務を標準化・定型化することを指しています。非常に公式化された組織においては、従業員は、何をいつまでにするべきかを決定する範囲が非常に小さく、決まった仕事を決まった方法で、遂行していきます。公式化された組織というのは、ある側面において、効率的な組織であると言えるかもしれません。また、公式化の度合いは、当然、企業によって異なりますし、同じ企業の中でも部門によっても異なってきます。
公式化されている組織の例として、浮かんでくるのはマクドナルドです。マクドナルドのスタッフは、ハンバーガー、ポテト、ドリンク等について、徹底したマニュアルに沿って調理していきます。そのため、アルバイトが作業をしているにも関わらず、店舗間で同じ品質のハンバーガーを提供することができます。また、組織の中で事務職などのバックオフィス系の職場は、顧客と接する度合いが高いフロント系の部門と比較して公式化されている度合いが強いのではないでしょうか。
一方で、営業職は公式化する余地は少なくっていきます。顧客が何を求めているのか、どのように販売していくかは、顧客ごとに異なっており業務を定型化することが難しいからです。また、営業担当者によって、どのように販売してくかというスタイルも異なっている可能性が高く営業職を公式化することは難易度が高いと言えるでしょう。

■スタートアップや中小企業の組織における公式化はどうするか？
スタートアップや中小企業は、組織の公式化をどのように考えるべきでしょうか。まず、創業して間もないころは、組織が公式化されているはずがありません。如何にして、顧客を獲得して、売上を伸ばしていくかということがほぼ全てですから、業務の公式化云々など考えるだけ時間の無駄かもしれません。また、創業者が強いリーダーシップで、トップダウンで組織をグイグイと引っ張っていく時期においても、組織の公式化を考える余地はあまりないかもしれません。一方で、創業者一人では組織が回せなくなるような時期においては、定型化できる職務は公式化して、自動的に組織が回っていく仕組みを考える必要性が出てくるでしょう。このように、スタートアップや中小企業においては、公式化を検討するタイミングを見極め、どの業務どのように公式化していくかを検討するかが重要になってきます。

[参考文献]
スティーブン P. ロビンス (著), 高木 晴夫(訳) (2009). 組織行動のマネジメント. ダイヤモンド社.